Prin card de afaceri (business) se înțelege un card de plată atașat unui cont deschis pe numele unei persoane juridice, al unei persoane fizice care practică activitate de întreprinzător sau alt tip de activitate.

Care sunt scopurile în care poate fi utilizat un card business și ce poate fi plătit cu acesta?

În practică, cardurile business sunt utilizate în următoarele scopuri:

• achiziții de bunuri și servicii necesare activității economice și de afaceri (ex. materiale de construcție, echipamente, chirii, servicii de curierat, marketing, rechizite pentru birou);
• cheltuieli de deplasare (ex. transport, cazare, diurne);
• plăți către autorități publice (ex. taxe, impozite, contribuții);
• retrageri de numerar;
• depuneri de numerar în contul entității, prin intermediul bancomatelor maib, CDM-urilor maib.

Utilizarea cardului business este interzisă pentru:

• cheltuieli personale;
• tranzacții care contravin legislației naționale sau internaționale;
• retrageri de numerar fără justificare;
• cesionarea cardului sau utilizarea acestuia de către persoane neautorizate;
• achiziții de bunuri sau servicii interzise (inclusiv în jurisdicția în care se efectuează tranzacția).

Cardul business se emite pe numele unei persoane juridice sau al unui întreprinzător individual, fiind asociat unui cont de plăți deschis pe numele entității. De asemenea, pe card sunt indicate numele și prenumele persoanelor autorizate (angajați, administratori) care au dreptul să efectueze operațiuni în numele companiei sau numărul automobilului la care este atașat cardul (pentru companiile de transport).

Documente necesare pentru emiterea unui card business:

• Cererea de emitere a cardului – formularul băncii, semnat de reprezentantul legal al entității, cu datele de identificare ale deținătorului;
• Documentele corporative – certificat de înregistrare, decizie de numire a administratorului, statutul societății (dacă este solicitat), codul fiscal (IDNO);
• Documentele de identificare ale deținătorului – copie a buletinului sau pașaportului, precum și procură sau alt act prin care se atestă dreptul de utilizare a cardului;
• Documentele privind respectarea cerințelor de conformitate cu procedurile și verificările suplimentare – declarații privind beneficiarul efectiv, informații pentru scopuri Know-Your-Client („KYC”) și prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului („AML/CFT”);
• Documente suplimentare (la solicitarea cardului de credit) – situații financiare, planuri de afaceri, contracte comerciale.

Costuri aferente cardurilor business.

Cheltuielile legate de emiterea și utilizarea cardurilor business vor depinde de tipul cardului, de valuta contului, precum și de efectuarea unui șir de operațiuni sau alegerea unor opțiuni suplimentare oferite de bancă. Printre acestea pot fi evidențiate următoarele tipuri:

• taxa pentru emiterea cardului business;
• taxa pentru deservirea cardului;
• comision pentru extragere numerar;
• taxa pentru eliberarea extraselor suplimentare etc.

În contabilitate, aceste comisioane sunt înregistrate prin următoarele operațiuni contabile:

Debit contul 713 „Cheltuieli administrative”, subcontul 7135 „Cheltuieli privind serviciile cu destinație administrativă” sau contul 712 „Cheltuieli de distribuire” subcontul 7129 „Alte cheltuieli de distribuire” (pentru organizațiile din comerț) Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

Potrivit Planului general de conturi contabile, contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare” este destinat generalizării informaţiei privind existenţa şi mişcarea numerarului de pe cardurile bancare. Contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare” este un cont de activ. În debitul acestui subcont se înregistrează încasarea numerarului, iar în creditul subcontului – utilizarea numerarului. Soldul subcontului 2442 „Carduri bancare" este debitor şi reprezintă suma numerarului pe cardul business, determinată în conformitate cu standardele de contabilitate.

În evidența contabilă, pentru reflectarea operațiunilor pe contul respectiv, se utilizează contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”. Evidența analitică pe subcontul 2442 „Carduri bancare” poate fi ținută pe fiecare card business în parte. Dacă pentru un singur cont sunt emise mai multe carduri business, evidența poate fi ținută pe fiecare deținător în parte.

În evidența contabilă, operațiunile de încasare a mijloacelor bănești în lei moldovenești sunt reflectate prin următoarele înregistrări contabile:

• Transferul de mijloace bănești din contul curent în contul pentru care a fost emis cardul business:
  • Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  • Credit contul 242 „Conturi curente în monedă naţională”

• Calcularea dobânzii pentru păstrarea mijloacelor bănești în cont:
  • Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  • Credit contul 622 „Venituri financiare”, subcontul 6222 „Venituri din dobânzi”

• Încasarea în cont a mijloacelor bănești care nu au fost utilizate de către titularul de avans:
  • Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  • Credit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”

Pentru cheltuielile operaţionale şi de gospodărire, eliberarea de numerar spre decontare se efectuează în termenele stabilite de conducătorii entității, care însă nu vor depăşi 30 de zile, cu excepţia cheltuielilor pentru deplasările peste hotarele Republicii Moldova. Numerarul eliberat spre decontare şi neutilizat, trebuie restituit în casieria companiei în termen de 5 zile lucrătoare după expirarea termenului pentru care a fost eliberat.

Plățile în lei moldovenești efectuate cu cardul business se reflectă prin următoarea înregistrare contabilă:

• Plata mijloacelor bănești în cadrul decontărilor cu furnizorii de bunuri, lucrări sau servicii:
  • Debit contul 521 „Datorii comerciale curente”
  • Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

Mijloacele bănești cheltuite vor fi justificate prin decontul de avans, la care se vor atașa documentele justificative aferente.

Încasarea în cont a mijloacelor bănești neutilizate de către titularul de avans se reflectă astfel:

Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

Credit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”

Cardurile business pot fi emise inclusiv pentru conturile în valută străină. În evidența contabilă, mijloacele bănești aferente acestor carduri sunt înregistrate în contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”. În cazul în care compania deschide mai multe conturi curente pentru care se vor emite carduri business, este recomandabilă ținerea evidenței analitice pe fiecare cont în parte.

Dacă pentru un singur cont sunt emise mai multe carduri business, este recomandabilă organizarea evidenței analitice pe fiecare deținător de card.

Alimentarea cardului business în valută străină poate fi efectuată în următoarele modalități:

• Din mijloacele bănești ale contului curent în valută străină principal. În evidența contabilă, această operațiune se reflectă prin următoarea înregistrare:
  • Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  • Credit contul 243 „Conturi curente în valută străină”

Documentul care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor de alimentare și debitare a mijloacelor bănești din contul asociat cardului business este extrasul bancar.

• În contabilitate, transferul mijloacelor bănești în lei moldovenești pentru achiziționarea valutei străine se reflectă prin următoarele înregistrări contabile:
  • Debit contul 245 „Transferuri de numerar în expediţie”
  • Credit contul 242 „Conturi curente în monedă naţională”
  • Valuta procurată este reflectată în contul valutar al companiei, asociat cardului business, și se reflectă prin următoarea înregistrare contabilă:
    • Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
    • Credit contul 245 „Transferuri de numerar în expediţie”
  • Evidența valutei străine achiziționate se ține la cursul oficial stabilit de Banca Națională a Moldovei. În acest sens, diferențele dintre cursul comercial utilizat la procurarea valutei și cursul oficial stabilit de Banca Națională a Moldovei sunt reflectate în evidența contabilă după cum urmează:
    • Reflectarea diferențelor de curs favorabile la procurarea valutei:
    • Debit contul 245 „Transferuri de numerar în expediţie”
    • Credit contul 612 „Alte venituri din activitatea operaţională”, subcontul 6127 „Venituri aferente diferenţelor favorabile dintre cursul oficial al BNM şi cursul de cumpărare-vânzare a valutei străine”
• Reflectarea diferențelor de curs nefavorabile la procurarea valutei:
  • Debit contul 714 „Alte cheltuieli din activitatea operaţională”, subcontul 7147 „Cheltuieli aferente diferenţelor nefavorabile dintre cursul oficial al BNM şi cursul de cumpărare-vânzare a valutei străine”
  • Credit contul 245 „Transferuri de numerar în expediţie”

Mijloacele bănești în valută străină aflate în contul valutar pentru care a fost emis card business sunt considerate elemente monetare în valută străină care se recalculează prin aplicarea cursului oficial al leului moldovenesc la data raportării. Compania poate recalcula elementele monetare în valută străină atât la data raportării, cât şi cu o altă periodicitate prevăzută în politicile contabile (lunar, trimestrial etc.).

Diferenţele de curs valutar favorabile şi nefavorabile care apar ca rezultat al recalculării la data raportării a elementelor monetare se recunosc ca venituri şi cheltuieli curente şi se contabilizează după cum urmează:

• Diferenţele de curs valutar favorabile (în cazul creşterii cursului valutar) se contabilizează ca majorare concomitentă a elementelor monetare şi a veniturilor curente în modul următor:
  • Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  • Credit contul 622 „Venituri financiare”, subcontul 6226 „Venituri din diferenţe de curs valutar”

• Diferenţele de curs valutar nefavorabile (în cazul scăderii cursului valutar) se contabilizează ca majorare a cheltuielilor curente şi diminuare a elementelor monetare în modul următor:
• Debit contul 722 „Cheltuieli financiare”, subcontul 7224 „Cheltuieli din diferenţe de curs valutar”
• Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

În cazul utilizării cardului business în valuta străină la contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261„Creanţe ale titularilor de avans” se formează o creanță față de angajat. Creanța respectivă se reflectă în contabilitate în lei moldovenești la cursul oficial din data debitării sumei indicate în extrasul bancar. Ulterior, creanța respectivă nu se supune recalculării la data raportării şi se înregistrează în situaţiile financiare conform cursului oficial al leului moldovenesc la data recunoaşterii iniţiale a acesteia. Decontarea creanței respective are loc odată cu prezentarea decontului de avans de către angajat. La calcularea impozitului pe venit al companiei, diferențele de curs valutar sunt incluse în valoarea venitului impozabil pe principii generale.

Cardul business emis în valută străină poate fi utilizat de către deținătorul acesteia, adică angajatul companiei, pentru:

• retragerea mijloacelor bănești în numerar;
• efectuarea plăților fără numerar pe teritoriul Republicii Moldova;
• efectuarea plăților fără numerar în afara teritoriului Republicii Moldova în scopurile pentru care a fost emis cardul respectiv.

În baza extrasului bancar, în evidența contabilă se reflectă debitarea mijloacelor bănești de pe contul curent asociat cardului business, prin reflectarea următoarei înregistrări contabile:

Debit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”
Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

În decontul de avans al angajatului, sumele sunt înregistrate cu data indicată în extrasul bancar, iar odată ce creanța respectivă reprezintă un avans pentru angajat, aceasta nu se reevaluează. În evidența contabilă a companiei, sumele debitate din contul 244 „Alte conturi bancare”, se înregistrează în lei moldovenești la cursul Băncii Naționale a Moldovei valabil la data efectuării operațiunii economice, indicate în extrasul de cont.

Pentru efectuarea tranzacțiilor banca poate prevedea acordarea unor sume de bani sub formă de bonusuri, cashback sau moneyback. Legislația nu conține definiții pentru termenii „cashback” (sau „moneyback”). Esența operațiunii constă în returnarea de către bancă, în contul organizației, a unei părți din suma cheltuită pentru achizițiile plătite cu cardul business.

Legislația nu stabilește procedura contabilă specifică care urmează a fi aplicată operațiunilor de primire a bonusurilor, cashback sau moneyback menționate anterior. Prin urmare, compania are dreptul să elaboreze propriul mecanism de evidență contabilă, utilizând raționamentul profesional și asigurând includerea acestuia în politica de contabilitate.

În acest sens, considerăm că pot fi analizate următoarele opțiuni:

• Compania ar putea să trateze sumele primite sub formă de bonusuri, cashback (moneyback) ca fiind premii acordate de furnizor, adică de banca emitentă a cardului business. În această abordare, sumele respective sunt recunoscute în evidența contabilă ca venituri din activitatea operațională curentă, prin efectuarea următoarei înregistrări contabile:
  
  Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  Credit contul 612 „Alte venituri din activitatea operaţională”, subcontul 6128 „Alte venituri operaţionale”
• Totodată, compania poate considera aceste sume ca fiind recompense financiare. În acest caz, în funcție de natura activității desfășurate, mijloacele bănești primite pot fi înregistrate în contabilitate ca venituri financiare prin reflectarea în contabilitate a următoarei înregistrări:
  
  Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
  Credit contul 622 „Venituri financiare”, subcontul 6228 „Alte venituri financiare”

Utilizarea unui card business de către un angajat pentru efectuarea plăților vamale este considerată ca eliberarea unei creanțe personalului. În contabilitate, această tranzacție este reflectată prin următoarea înregistrare:

Debit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”
Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

Creanța se înregistrează la suma mijloacelor bănești debitate din contul bancar la care este atașat cardul business, în baza extrasului bancar. Angajatul trebuie să prezinte decontul de avans privind sumele cheltuite în termenul stabilit de conducătorul companiei, dar nu mai târziu de 30 de zile de la data achiziționării bunurilor/lucrărilor/serviciilor. Decontul de avans servește drept bază pentru reflectarea decontărilor cu angajatul în contabilitate. Formularul decontului de avans se elaborează independent în cadrul companiei, ținând cont de cerințele legislației contabile. La raportul privind sumele cheltuite se atașează bonul de plată care confirmă efectuarea plăților vamale prin intermediul cardului business, precum și extrasul de cont la care a fost emis cardul respectiv.

Înregistrările privind calcularea și achitarea plăților vamale sunt recomandate să fie înregistrate în contul 534 „Datorii faţă de buget”. Decontarea plăților vamale achitate prin intermediul titularului de avans va fi reflectată în evidența contabilă prin următoarea înregistrare:

Debit contul 534 „Datorii faţă de buget”
Credit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”

În evidența contabilă, cheltuielile suportate cu taxele și procedurile vamale la importul stocurilor sau imobilizărilor sunt considerate costuri direct atribuibile care urmează a fi capitalizate în valoarea de intrare a activelor la care se referă. Suma TVA-ului aferent importului de stocuri sau imobilizări poate fi inclusă în valoarea activelor achiziționate sau dedusă în scopuri fiscale, în funcție de destinația utilizării activelor sau statutul contribuabilului (plătitor sau neplătitor de TVA).

Pentru numerarul retras de pe cardul business se aplică aceleași limite generale prevăzute pentru efectuarea decontărilor în numerar, și anume:

• efectuarea, în raport cu alte persoane juridice sau persoane fizice care desfășoară activitate de întreprinzător și/sau profesională în sectorul justiției sau în domeniul sănătății, plăți în numerar în sumă ce nu depășește cumulativ 100,000 de lei lunar. Limitarea sumei respective nu se aplică pentru depunerea de numerar în conturile deschise la prestatorii de servicii de plată;
• efectuarea de plăți în numerar în favoarea unei persoane fizice, care nu desfășoară activitate de întreprinzător, în sumă ce nu depășește cumulativ 100,000 de lei lunar, cu excepțiile specificate la punctele de mai jos;
• efectuarea de plăți în numerar în favoarea unei persoane fizice, care nu desfășoară activitate de întreprinzător, în sumă ce nu depășește cumulativ 100,000 de lei anual, legate de predarea deșeurilor și reziduurilor de metale feroase și neferoase, a reziduurilor industriale ce conțin metale sau aliaje ale acestora;
• efectuarea plăților în numerar în favoarea unei persoane fizice, care nu desfășoară activitate de întreprinzător, în sumă ce nu depășește cumulativ 100,000 de lei anual, legate de predarea ambalajului returnabil, a reziduurilor și a deșeurilor de hârtie, carton, cauciuc, plastic sau de sticlă (cioburi de sticlă), precum și a acumulatoarelor electrice uzate;
• efectuarea de plăți în numerar în favoarea unei persoane fizice, care nu desfășoară activitate de întreprinzător, în sumă ce nu depășește cumulativ 200,000 de lei anual – în cazul vânzării producției de fitotehnie și horticultură în formă naturală, și ce nu depășește cumulativ 300,000 de lei anual – în cazul producției zootehnice în formă naturală, în masă vie și sacrificată;
• efectuarea plăților în numerar în favoarea unei persoane fizice, care desfășoară o activitate în domeniul achizițiilor de produse de fitotehnie și/sau horticultură, și/sau de obiecte ale regnului vegetal, și/sau de producție zootehnică, în sumă ce nu depășește cumulativ 600,000 de lei anual;
• efectuarea de plăți în numerar sub formă de dividende, conform prevederilor legislației fiscale, în sumă ce nu depășește cumulativ 100,000 de lei anual per asociat/acționar;
• efectuarea plăților în numerar în temeiul contractelor de împrumut, în sumă ce nu depășește cumulativ 100,000 de lei anual.

Efectuarea plăților către contrapartide străine cu ajutorul unui card business este permisă.

Cardurile emise pentru conturi în MDL sau în valută străină pot fi utilizate în străinătate pentru a plăti bunuri și servicii, inclusiv pe platforme online, în limita soldului disponibil și cu respectarea legislației valutare și a cerințelor AML (antispălare de bani).

Pentru tranzacțiile într-o altă monedă decât moneda contului, conversia se face la cursul de schimb comercial al băncii.

Deținătorul cardului este obligat să păstreze chitanțele și confirmările tranzacțiilor timp de 13 luni pentru a verifica tranzacțiile.

Pentru tranzacții ocazionale (ex. achiziții online de la comercianți străini), nu este obligatorie prezentarea prealabilă a documentelor justificative, însă banca poate solicita documente la cerere, în special dacă:

• suma tranzacției este semnificativă;
• tranzacțiile sunt recurente sau neobișnuite;
• există suspiciuni cu privire la scopul tranzacției sau identitatea comerciantului.

Documentele care pot fi solicitate includ:

• factura sau confirmarea comenzii (în format electronic);
• contractul sau termenii și condițiile platformei online (pentru servicii);
• dovada livrării (AWB, tracking, e-mail de confirmare);
• dovada necesității economice (ex.: justificarea legăturii cu activitatea firmei).

Pentru tranzacții de import comerciale, inclusiv avansuri, pot fi necesare:

• contract comercial semnat cu nerezidentul;
• declarații vamale (pentru bunuri fizice);
• autorizări valutare în cazurile reglementate distinct (rare, ex. bunuri strategice).

Retragerea numerarului de pe cardul business se reflectă în contabilitate prin următoarea înregistrare:

Debit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”
Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

Ulterior, mijloacele bănești cheltuite vor fi documentate prin întocmirea decontului de avans, la care se vor atașa documentele justificative aferente, iar încasarea în cont a mijloacelor bănești care nu au fost utilizate de către titularul de avans va fi reflectată în contabilitate prin înregistrarea:

Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
Credit contul 226 „Creanţe ale personalului”, subcontul 2261 „Creanţe ale titularilor de avans”

Mijloacele bănești primite eronat sunt reflectate în contabilitatea companiei prin următoarele înregistrări contabile:

Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
Credit contul 544 „Alte datorii curente”

Se recomandă deschiderea unui subcont separat în cadrul acestui cont pentru reflectarea operațiunilor respective, de ex. subcontul 5444 „Datorii privind sumele încasate eronat”.

Ulterior, mijloacele bănești primite eronat urmează a fi returnate expeditorului, fiind reflectate în contabilitate printr-o înregistrare inversă. Totodată, considerăm că ar fi binevenită întocmirea documentelor care să confirme caracterul eronat al transferului și restituirea ulterioară a acestuia (de exemplu: solicitarea unei scrisori sau cereri din partea expeditorului, semnarea unui act de verificare a decontărilor sau alte documente justificative).

În cazul în care identificarea expeditorului și restituirea mijloacelor bănești nu este posibilă, după expirarea termenului de prescripție, suma respectivă poate fi recunoscută ca venit al companiei.

Operațiune va fi reflectată prin următoarea înregistrare contabilă:

Debit contul 544 „Alte datorii curente”
Credit contul 612 „Alte venituri din activitatea operaţională”, subcontul 6125 „Venituri din decontarea datoriilor cu termen de prescripţie expirat”

În cazul în care cardul business este alimentat cu mijloace bănești personale de către deținătorul cardului, înregistrările contabile vor depinde de natura sumei încasate.

Dacă alimentarea a fost efectuată din greșeală de către deținătorul cardului, se va efectua următoarea înregistrare contabilă:

Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
Credit contul 532 „Datorii faţă de personal privind alte operaţii”, subcontul 5322 „Datorii faţă de personal privind alte operaţii”

La restituirea mijloacelor bănești încasate eronat se va efectua o înregistrare contabilă inversă.

Totodată, mijloacele bănești de la deținătorul cardului business pot fi încasate sub formă de rambursare a sumei excedentului neconfirmat prin decontul de avans. În acest caz încasările vor fi reflectate în contabilitate prin următoarea înregistrare contabilă:

Debit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”
Credit contul 532 „Datorii faţă de personal privind alte operaţii”, subcontul 5321 „Datorii faţă de titularii de avans”

Conform prevederilor Codului Muncii, salariatul trebuie să respecte regulamentul intern și atribuțiile din fișa postului, iar nerespectarea obligațiilor poate genera răspundere disciplinară. Pentru ca angajatul să poată fi tras la răspundere pentru utilizarea necorespunzătoare a cardului business, obligația de raportare și justificare a cheltuielilor trebuie prevăzută în mod expres în:

• regulamentul intern al entității; și/sau
• contractul individual de muncă.

Dacă compania stabilește în regulamentul intern sau în contractul individual de muncă obligația de a raporta cheltuielile efectuate cu cardul business, angajatul este obligat să respecte această cerință. În conformitate cu prevederile legislației fiscale în vigoare, o cheltuială este deductibilă doar dacă este ordinară și necesară și este suportată exclusiv în cadrul activității de întreprinzător, precum și cu condiția justificării acesteia prin documente primare aferente, de ex. prin facturi fiscale, bonuri, chitanțe, alte documente relevante.

Documente justificative și termenul de prezentare a decontului de avans pentru plățile efectuate cu cardul business

Termenul de prezentare a decontului de avans

Atunci când un angajat utilizează mijloacele bănești de pe cardul business, acesta este obligat să prezinte contabilității decontul de avans privind sumele cheltuite, în termenul stabilit de conducerea companiei, care nu poate depăși 30 de zile.

Pentru deplasările în scop de serviciu, decontul de avans se prezintă în cel mult 5 zile lucrătoare de la data revenirii la locul de muncă. În același termen se restituie și soldul avansului eliberat.

În cazul în care sumele eliberate pentru deplasarea de serviciu nu au fost restituite în termenul stabilit, ele se rețin din salariul persoanei delegate, în modul prevăzut de legislație.

Decontul de avans se întocmește de către personalul delegat în acea monedă în care a fost eliberat avansul. Totodată, în decontul de avans se indică cheltuielile de deplasare, conform documentelor confirmative și cu recalcularea, după caz, în acea monedă în care a fost eliberat avansul. Recalcularea se efectuează:

• potrivit cursului din documentele emise de entitățile care au efectuat schimbul valutar (bon, extras de cont, chitanță etc.);
• iar, în lipsa acestora, la cursul oficial al leului moldovenesc valabil la data eliberării avansului.

Personalul delegat poartă răspundere deplină pentru veridicitatea informației prezentate în documentele confirmative. Soldul avansului nejustificat prin documentele confirmative se restituie de către personalul delegat în moneda în care a fost eliberat avansul sau, la înțelegerea dintre conducătorul entității care trimite în deplasare și personalul delegat – în lei, la cursul oficial al leului moldovenesc valabil la data rambursării soldului avansului eliberat.

Decontul de avans servește drept bază pentru reflectarea în evidența contabilă a decontărilor cu angajatul. Forma și conținutul decontului de avans se elaborează și aprobă de către companie, ținându-se cont de toate elementele obligatorii stabilite pentru documentul primar de către Legea contabilității și raportării financiare.

La decontul de avans se atașează următoarele documente justificative (în original):

a) Pentru achiziții prin aparate de casă:

• bonul fiscal emis de echipamentele de casă și control conectate la Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor” (SIA MEV);
• bonurile trebuie să confirme plata bunurilor, lucrărilor sau serviciilor achitate.

Din punct de vedere al impozitului pe venit al companiei, procurările achitate prin cardul business, care sunt necesare și ordinare și suportate în cadrul activității de întreprinzător, pot fi deduse în baza bonului fiscal aferent.

Din punct de vedere al TVA, compania (dacă este plătitoare de TVA) are dreptul la deducerea TVA pe bunurile și serviciile achitate prin card, dacă dispune de bonuri fiscale emise de echipamente de casă conectate la SIA MEV, pentru procurări a căror valoare per bon nu depășește 2,000 lei inclusiv TVA, dar nu mai mult de 10,000 lei într-o perioadă fiscală.

În cazul depășirii acestor limite sau dacă bonurile nu sunt emise prin SIA MEV, pentru deducerea TVA urmează a fi solicitată factura fiscală.

b) Pentru plăți fără numerar (prin software sau platforme online):

• ordinul de plată, extrasul de cont sau alt document care confirmă achitarea;
• documentul trebuie să conțină toate elementele obligatorii prevăzute de Legea contabilității și raportării financiare.

c) Pentru deplasări în scop de serviciu:

• bilete de călătorie (avion, tren, autobuz etc.);
• facturi / invoice-uri de la hotel;
• contracte sau acte de achiziție pentru cazare și/sau transport;
• polițe sau contracte de asigurare de călătorie;
• alte documente relevante care confirmă natura și scopul deplasării.

Forma și conținutul decontului de avans se elaborează și aprobă de companie, ținând cont de elementele obligatorii prevăzute de Legea contabilității și raportării financiare. Decontul de avans constituie documentul primar de bază pentru reflectarea în evidența contabilă a decontărilor cu angajatul.

La achiziționarea de bunuri/servicii dintr-un magazin online din Moldova prin intermediul cardului business, compania poate deduce TVA-ul aferent dacă dispune de:

• factura fiscală la valorile materiale sau serviciile procurate pentru care a fost achitată ori urmează a fi achitată TVA; sau
• bonuri fiscale, emise de echipamentele de casă și de control conectate la Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”, pentru procurările a căror valoare în fiecare bon nu depășește 2,000 de lei, inclusiv TVA, dar nu mai mult de 10,000 de lei pe lună.

În lipsa documentelor menționate mai sus, compania nu va putea deduce (trece în cont) TVA-ul aferent. Astfel, această sumă va fi înregistrată în contabilitate drept cheltuială curentă.

În casul achiziționării bunurilor din magazine online din străinătate, compania urmează să efectueze toate formalitățile de import a bunurilor respective pe teritoriul țării, cu achitarea drepturilor de import aferente (inclusiv TVA) la autoritățile vamale. În acest caz, compania poate deduce TVA-ul aferent dacă dispune de documentul, eliberat de organul vamal, care confirmă achitarea TVA la mărfurile importate.

Totodată, în cazul achiziționării cu cardul business a serviciilor dintr-un magazin online din străinătate, care s-ar califica drept import de servicii (adică pentru care locul livrării conform regulilor stabilite de Codul fiscal ar fi Republica Moldova), compania poate deduce TVA-ul aferent dacă dispune de documentul ce confirmă importul serviciilor sau achitarea lor, inclusiv plata în avans, în funcție de ce a avut loc mai întâi.

Potrivit prevederilor legislației fiscale locale, se permite deducerea cheltuielilor ordinare şi necesare suportate de companii pe parcursul perioadei fiscale, neconfirmate documentar, pentru procurările care au fost achitate prin intermediul cardului business.

Totuși în cazul achiziției de bunuri se recomandă companiilor să solicita factura fiscală/invoice-ul aferent procurării pentru a putea argumenta efectuarea achiziției respective în cadrul activității de întreprinzător precum și asigurarea reflectării corecte în contabilitate bunului respectiv.

Pentru companiile înregistrate ca subiecți ai regimului fiscal aplicabil agenților economici din sectorul întreprinderilor mici și mijlocii nu există careva excepții privind întocmirea documentelor justificative (decontului de avans) referitoare la decontările efectuate prin intermediul cardului business. În general, pentru cheltuielile operaţionale şi de gospodărire, companiile eliberează numerar spre decontare în termenele stabilite de conducătorii acestora, care însă nu vor depăşi 30 de zile, cu excepţia cheltuielilor pentru deplasările peste hotarele Republicii Moldova. Ulterior, numerarul eliberat spre decontare şi neutilizat trebuie să fie restituit în casieria entităţii în termen de 5 zile lucrătoare după expirarea termenului pentru care a fost eliberat.

În cazul în care mijloacele bănești au fost acordate în scopul efectuării deplasării în scopuri de serviciu a angajatului, atunci decontul de avans privind sumele cheltuite urmează a fi prezentat contabilității companiei în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data revenirii la locul de muncă.

La decontul de avans privind sumele cheltuite se anexează documentele justificative aferente (facturi fiscale, invoice-uri, bonuri fiscale, acte de prestare a serviciilor, bonuri emise de terminalul POS, bilete de călătorie, etc.).

Bonusurile, cashback-urile sau moneyback-urile acordate de banca emitentă a cardului business sunt recunoscute ca venituri în contabilitatea companiei, urmează a fi incluse de asemenea în venitul impozabil din punct de vedere al impozitului pe venit al companiei.

Din punctul nostru de vedere, dobânzile, bonusurile, cashback-urile sau moneyback-urile menționate mai sus ar fi calificate ca servicii financiare care sunt scutite de TVA fără drept de deducere. Respectiv, pentru aceste tipuri de venituri nu ar trebui să se calculeze TVA și nici să se emită factură fiscală.

Deținătorii cardurilor business în lei moldovenești sau în valută străină pot utiliza aceste carduri, în special, pentru efectuarea plăților fără numerar pe teritoriul Republicii Moldova, precum și în cadrul serviciilor de plată transfrontaliere (de ex.: când prestatorul, furnizorul, clientul sau cumpărătorul sunt înregistrați în state diferite).

La efectuarea plăților trebuie luate în considerare și restricțiile stabilite de legislație. Astfel, de exemplu, legislația valutară interzice, cu anumite excepții, efectuarea de plăți în valută străină între rezidenți. Totodată, legislația aferentă și practica bancară nu stabilesc interdicții ca un card business să fie legat de conturi publicitare (ex. Google Ads, Meta Ads), pentru a efectua plăți pentru campanii publicitare.

Dacă beneficiarii plăților sunt localizați în afara Republicii Moldova (ex. Google Ireland, Meta Ireland), plățile vor fi considerate operațiuni valutare. În cazul în care cardul business este emis în MDL, conversia în valută străină este automată, iar banca poate solicita documente justificative (ex. facturi, contracte).

În general, prestarea serviciilor publicitare urmează a fi realizată în baza unui contract corespunzător, încheiat între beneficiarul serviciului publicitar și prestator. În practică, acesta poate fi fie un contract ale cărui condiții sunt negociate de ambele părți, fie un contract în care beneficiarul acceptă integral condițiile propuse de prestator pentru furnizarea serviciilor publicitare.

Costul serviciilor publicitare se reflectă în evidența contabilă în baza documentului primar. În calitate de document primar pot fi utilizate: factura fiscală, invoice-ul, procesul-verbal de prestare a serviciilor sau alte documente care să includă toate elementele obligatorii stabilite pentru documentele primare.

Potrivit Legii contabilității și raportării financiare, documentele primare conțin următoarele elemente obligatorii:

• denumirea și numărul documentului;
• data întocmirii documentului;
• denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entității din numele căreia este întocmit documentul;
• denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice – IDNP (codul personal);
• conținutul faptelor economice;
• etaloanele cantitative și valorice în care sunt exprimate faptele economice;
• funcțiile, numele, prenumele și semnăturile persoanelor responsabile de efectuarea faptelor economice.

Atunci când se desfășoară evenimente publicitare, este recomandabil să se emită un ordin sau o instrucțiune din partea conducătorului companiei în care să se specifice scopul publicității, tipul evenimentului publicitar și alte informații relevante. De asemenea, se recomandă întocmirea unui program, deviz de cheltuieli, raport privind efectuarea activităților, aprobate de conducătorul companiei, pentru a documenta suportarea în scopuri de întreprinzător a cheltuielilor respective.

Efectuarea plăților de către un angajat cu cardul business este echivalentă cu primirea de fonduri spre decontare. Fondurile sunt considerate ca fiind primite în momentul debitării acestora din contul asociat cardului business, în valoarea sumei debitate. Angajații au dreptul să utilizeze aceste fonduri exclusiv în scopurile stabilite de companie.

Angajatul trebuie să prezinte decontul de avans privind sumele cheltuite în termenul stabilit de conducătorul companiei, dar nu mai târziu de 30 de zile de la data achiziționării bunurilor/lucrărilor/serviciilor.

În cazul achitării serviciilor de marketing și publicitate, documentul care confirmă debitarea mijloacelor bănești din contul bancar prin intermediul cardului business este extrasul de cont. În baza acestuia, sumele achitate sunt înregistrate fie ca avans spre decontare al angajatului – deținător al cardului (contul 226 „Creanțe ale personalului”), fie în conturile de decontare cu furnizorul de servicii – partener contractual (contul 224 „Avansuri acordate curente”). Alegerea modalității de reflectare în contabilitate se face în funcție de procedura internă stabilită în politica de contabilitate a companiei. Ținem să menționăm că angajatul – deținător al cardului business, trebuie să prezinte în contabilitate un decont de avans privind sumele cheltuite cu cardul business și să atașeze documentele suport aferente.

Cheltuielile de publicitate urmează a fi reflectate în contabilitate în Debitul contului 712 „Cheltuieli de distribuire”, subcontul 7125 „Cheltuieli de publicitate şi marketing”.

Din punct de vedere fiscal urmează să se țină cont de următoarele aspecte descrise mai jos.

Următoarele tipuri de cheltuieli cu publicitatea suportate în cadrul desfășurării activității de întreprinzător pot fi deduse în scopurile impozitului pe venit al companiei:

• Prin mijloacele de informare în masă (de exemplu: publicitate în ziare, reviste, televiziune, radio, publicații online, etc.);
• Tipărite pe suporturi de hârtie (de exemplu: pliante publicitare, broșuri, flyere, etc.);
• Prin utilizarea rețelelor de telecomunicații și internet (de exemplu: publicitate pe site-uri web, pe rețele de socializare, aplicații de mesagerie, campanii publicitare SMS, etc.);
• Prin mijloacele de publicitate exterioară (de exemplu: panouri publicitare, reclame pe panouri electronice);
• Prin organizarea de expoziții, târguri (de exemplu: taxa de participare, chiria pentru spații expoziționale, standuri, etc.).
• Cheltuielile cu publicitatea, neconfirmate documentar, care au fost suportate pe parcursul perioadei fiscale în cadrul desfășurării activității de întreprinzător și au fost achitate prin intermediul cardului business se permit spre deducere din punct de vedere al impozitului pe venit al companiei.

La achitarea serviciilor de publicitate achiziționate de la un nerezident care au fost prestate pe teritoriul Republicii Moldova apare obligația reținerii impozitului pe venit reținut la sursa de plată. Rata impozitului reținut reprezintă 12% din venitul brut îndreptat spre plată nerezidentului. Impozitul respectiv se declară la Serviciul Fiscal de Stat și se achită la buget de către persoana care a efectuat reţinerea până la data de 25 a lunii următoare lunii în care au fost efectuate plăţile. Totodată, veniturile achitate nerezidenților și impozitul reținut la sursa de plată aferent pe parcursul anului urmează a fi raportate la Serviciul Fiscal de Stat prin depunerea unei declarații anuale până la data de 25 a lunii următoare încheierii anului fiscal.

Convențiile pentru evitarea dublei impuneri, încheiate de Republica Moldova cu anumite state, pot prevedea condiții fiscale mai favorabile (de exemplu: cote reduse de impozitare sau chiar scutirea totală de la impozit) pentru veniturile celor care sunt rezidenți fiscali ai acelor state.

În general, potrivit Convențiilor respective, dacă un nerezident livrează unei entități din Moldova servicii care s-ar încadra la categoria de „Profituri din afaceri” stabilite de Convenție, aceste servicii nu ar trebui impozitate cu impozit pe venit la sursa de plată în Republica Moldova.

Totuși, pentru a aplica prevederile unei Convenții, nerezidentul (beneficiarul venitului) trebuie să furnizeze plătitorului de venit din Moldova un document care să dovedească rezidența sa fiscală.

Dacă din anumite motive, entitatea din Moldova nu poate reține impozitul pe venit la sursa de plată în cadrul decontărilor cu nerezidentul, este permis calculul și transferul acestuia la buget din fondurile proprii. În acest caz, sumele impozitului pe venit plătite din fondurile proprii ale companiei din Moldova în locul nerezidentului, sunt considerate nedeductibile în scopurile impozitului pe venit al companiei.

În situația în care serviciile de publicitate sunt efectiv prestate de un nerezident din străinătate (de exemplu: prin mijloace online, la distanță) acestea nu ar trebui să fie subiect a impunerii cu impozit pe venit reținut la sursa de plată cu condiția că acestea nu sunt prestate efectiv pe teritoriul Republicii Moldova.

Posibilitatea de utilizare a unui card business de către un întreprinzător individual.

Potrivit reglementărilor aplicabile în Republica Moldova, întreprinzătorii individuali (persoane fizice care practică activitate de întreprinzător) pot solicita și utiliza carduri de tip business, în condiții similare cu persoanele juridice.

La întreprinzătorul individual veniturile din cashback urmează a fi incluse în baza impozabilă a impozitului pe venit, ca alte venituri impozabile. Dacă bonusurile aferente cardului business sunt exprimate sub formă de puncte utilizabile ca reducere la achizițiile ulterioare, valoarea acestor puncte de reduceri nu s-ar include în veniturile impozabile ale întreprinzătorului individual.

În cazul în care cashback-ul, bonusul este acordat sub formă de câștig de la campaniile promoționale, atunci întreprinderea individuală va fi obligată să achite un impozit în mărime de 12% la sursa de plată (ca reținere finală de impozit), dacă valoarea fiecărui câştig depăşeşte mărimea scutirii personale, care pentru anul 2025 este de 29,700 lei.

Fondurile împrumutate de la bancă vor fi considerate credit bancar primit pe termen scurt/lung. Pentru reflectarea în contabilitate a creditului bancar pe termen scurt/lung urmează a fi utilizat contul contabil 511 „Credite bancare pe termen scurt” sau 411 „Credite bancare pe termen lung”, iar în dependență de valuta în care a fost acordat, subcontul 5111 „Credite bancare în monedă națională” sau subcontul 5112 „Credite bancare în valută străină”, în corespondență cu contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”.

Ulterior, la rambursarea creditului, în contabilitate se vor reflecta înregistrările inverse:

În monedă națională:

Debit contul 511 „Credite bancare pe termen scurt”, subcontul 5111 „Credite bancare în monedă națională”
sau contul 411 „Credite bancare pe termen lung”, subcontul 4111 „Credite bancare în monedă națională”
Credit contul 244 „Alte conturi bancare”, subcontul 2442 „Carduri bancare”

La reflectarea în contabilitate a cheltuielilor cu dobânda aferentă utilizării mijloacelor bănești împrumutate, conturile contabile sunt utilizate în funcție de scopul pentru care au fost utilizate mijloacele bănești împrumutate:

• La achiziționarea imobilizărilor corporale și/sau necorporale pentru a fi utilizate în activitatea de întreprinzător, până a fi transmise în exploatare, se utilizează conturile:
  • Contul 111 „Imobilizări necorporale în curs de execuție”;
  • Contul 121 „Imobilizări corporale în curs de execuție”.

În general, deducerea dobânzilor aferente creditelor se permite în cazul în care cheltuielile respective sunt aferente activităţii de întreprinzător a companiei.

În cazul în care linia de credit nu a fost utilizată în scopurile activității de întreprinzător, dobânzile aferente nu pot fi considerate deductibile în scopurile impozitului pe venit al companiei.

Dobânzile de întârziere și alte penalități calculate pentru nerambursarea corespunzătoare a liniei de credit se contabilizează în contul 714 „Alte cheltuieli din activitatea operaţională”, subcontul 7142 „Cheltuieli privind sancţiunile” fie nemijlocit în contul 722 „Cheltuieli financiare”, subcontul 7221 „Cheltuieli privind dobânzile”.

Din punct de vedere al impozitului pe venit al companiei, cheltuielile legate de penalitățile suportate în baza contractului între părți vor fi permise la deducere dacă sunt aferente activității de întreprinzător.

Dacă potrivit regulilor contabile, dobânzile aferente creditelor (împrumuturilor) urmează a fi incluse în valoarea de intrare a activelor la care acestea se referă (de exemplu: dobânzi calculate până la transmiterea în exploatare a mijloacelor fixe sau a imobilizărilor necorporale), atunci aceste dobânzi vor deduse în scopurile impozitului pe venit al companiei doar prin intermediul amortizării activelor respective.