Под корпоративной картой (бизнес картой) понимается платежная карта, привязанная к счету, открытому на имя юридического лица, индивидуального предпринимателя или лица, осуществляющего другую форму предпринимательской деятельности.

Для каких целей может использоваться бизнес карта и какие платежи можно осуществлять с ее помощью?

На практике бизнес карты применяются для:

• покупок товаров и услуг, необходимых для хозяйственной и коммерческой деятельности (например, строительные материалы, оборудование, аренда, курьерские услуги, маркетинг, канцелярия для офиса);
• командировочных расходов (транспорт, проживание, суточные);
• платежей в пользу государственных органов (налоги, сборы, взносы);
• снятия наличных средств;
• внесения наличных на счет предприятия через банкоматы и CDM-терминалы maib.

Использование бизнес карты запрещено для:

• личных расходов;
• операций, противоречащих национальному или международному законодательству;
• снятия наличных без обоснования;
• передачи карты третьим лицам или ее использования неуполномоченными лицами;
• приобретения запрещенных товаров или услуг (включая те, что запрещены в юрисдикции проведения операции).

Бизнес карта выпускается на имя юридического лица или индивидуального предпринимателя и привязывается к платежному счету, открытому на имя данной организации. Также на карте указывается имя и фамилия уполномоченных лиц (сотрудников, администраторов), имеющих право совершать операции от имени компании либо номер автомобиля, к которому привязана карта (для транспортных компаний).

Необходимые документы для выпуска бизнес карты:

• Заявление на выпуск карты – стандартное банковское заявление, подписанное законным представителем компании, с указанием данных держателя карты;
• Учредительные документы – свидетельство о регистрации, решение о назначении администратора, устав компании (при необходимости), налоговый код (IDNO);
• Документы, удостоверяющие личность держателя карты – копия удостоверения личности или паспорта, а также доверенность или иной документ, подтверждающий право использования карты;
• Документы по соблюдению требований соответствия дополнительным процедурам и проверкам – декларации о бенефициаром владельце, сведения для целей KYC (Know-Your-Client) и AML/CFT (противодействие отмыванию денег и финансированию терроризма);
• Дополнительные документы (при заказе кредитной карты) – финансовая отчетность, бизнес планы, коммерческие контракты.

Затраты, связанные с использованием бизнес карт.

Затраты, связанные с выпуском и обслуживанием бизнес карт, зависят от типа карты, валюты счета, а также от количества операций и выбранных дополнительных услуг банка. Основные виды расходов:

• комиссия за выпуск бизнес карты;
• комиссия за обслуживание карты;
• комиссия за снятие наличных;
• плата за предоставление дополнительных выписок и т.д.

В бухгалтерском учете эти комиссии отражаются следующими проводками:

Дебет счет 713 «Административные расходы», субсчет 7135 «Расходы на административные услуги» или счет 712 «Расходы на сбыт», субсчет 7129 «Прочие расходы на сбыт» (для торговых организаций) Кредит счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

Согласно Общему плану счетов бухгалтерского учета, счет 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты», предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств по банковским картам. Счет 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты», является активным счетом. По дебету данного субсчета отражается поступление денежных средств, по кредиту — использование денежных средств. Сальдо субсчета 2442 «Банковские карты» является дебетовым и представляет собой сумму средств на бизнес карте, определенную в соответствии со стандартами бухгалтерского учета.

Аналитический учет по субсчету 2442 «Банковские карты» может вестись по каждой бизнес карте отдельно. Если для одного счета выпущено несколько бизнес карт, учет может вестись по каждому держателю отдельно.

В бухгалтерском учете операции по зачислению денежных средств в молдавских леях отражаются следующим образом:

• Перевод денежных средств с текущего счета на счет, к которому выпущена бизнес карта:
  • Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  • Кредит счета 242 «Текущие счета в национальной валюте»

• Начисление процентов за хранение денежных средств на счету:
  • Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  • Кредит счета 622 «Финансовые доходы», субсчет 6222 «Доходы от процентов»

• Поступление денежных средств, не использованных держателем аванса:
  • Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  • Кредит счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Дебиторская задолженность подотчетных лиц»

Для операционных и хозяйственных расходов выдача наличных под отчет осуществляется в сроки, установленные руководством компании, но не превышающие 30 календарных дней, за исключением расходов, связанных с командировками за пределами Республики Молдова. Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу компании в течение 5 рабочих дней после истечения срока, на который они были выданы.

Платежи в молдавских леях, произведенные с бизнес карты, отражаются следующей бухгалтерской проводкой:

• Оплата денежных средств в расчетах с поставщиками товаров, работ или услуг:
  • Дебет счета 521 «Текущие торговые обязательства»
  • Кредит счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

Израсходованные денежные средства подтверждаются авансовым отчетом, к которому прилагаются соответствующие подтверждающие документы.

Возврат неиспользованных подотчетных средств отражается следующим образом:

Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

Кредит счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Задолженность подотчетных лиц»

Бизнес карты могут быть выпущены также для счетов в иностранной валюте. В бухгалтерском учете денежные средства, связанные с такими картами, отражаются по счету 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты». Если компания открывает несколько валютных текущих счетов, к которым выпускаются бизнес карты, рекомендуется вести аналитический учет по каждому счету отдельно.

Если к одному счету выпущено несколько бизнес карт, рекомендуется вести учет по каждому держателю карты отдельно.

Пополнение бизнес карты в иностранной валюте может осуществляться следующими способами:

• Из средств основного текущего счета в иностранной валюте. В бухгалтерском учете операция отражается следующим образом:
  • Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  • Кредит счета 243 «Текущие счета в иностранной валюте»

Основанием для бухгалтерских записей по операциям пополнения и списания средств с валютного счета, к которому привязана бизнес карта, является банковская выписка.

• В бухгалтерском учете перевод денежных средств в молдавских леях для покупки иностранной валюты отражается следующими записями:
  • Дебет счета 245 «Переводы денежных средств в пути»
  • Кредит счета 242 «Текущие счета в национальной валюте»
  • Приобретенная валюта отражается на валютном счете компании, связанном с бизнес картой, следующей записью:
    • Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
    • Кредит счета 245 «Переводы денежных средств в пути»
  • Учет приобретенной иностранной валюты ведется по официальному курсу, установленному Национальным банком Молдовы (НБМ). Разница между коммерческим курсом покупки валюты и официальным курсом НБМ отражается в учёте следующим образом:
    • Отражение дохода от курсовых разниц при покупке валюты:
    • Дебет счета 245 «Переводы денежных средств в пути»
    • Кредит счета 612 «Прочие доходы от операционной деятельности», субсчет 6127 «Доходы от положительных разниц между официальным курсом НБМ и курсом покупки/продажи иностранной валюты»
• Отражение расхода от курсовых разниц при покупке валюты:
  • Дебет счета 714 «Прочие расходы по операционной деятельности», субсчет 7147 «Расходы от отрицательных разниц между официальным курсом НБМ и курсом покупки/продажи иностранной валюты»
  • Кредит счета 245 «Переводы денежных средств в пути»

Денежные средства в иностранной валюте, находящиеся на валютном счете, к которому выпущена бизнес карта, являются монетарными элементами, подлежащими пересчету по официальному курсу молдавского лея на дату отчетности. Компания может проводить пересчет валютных средств на дату отчетности либо с иной периодичностью, установленной в учетной политике (например, ежемесячно, ежеквартально).

Курсовые разницы, возникшие в результате пересчета, признаются текущими доходами или расходами и отражаются следующим образом:

• Положительные курсовые разницы (при росте курса валюты):
  • Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  • Кредит счета 622 «Финансовые доходы», субсчет 6226 «Доходы от курсовых разниц»
• Отрицательные курсовые разницы (при снижении курса валюты):
  • Дебет счета 722 «Финансовые расходы», субсчет 7224 «Расходы от курсовых разниц»
  • Кредит счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

При использовании бизнес карты в иностранной валюте на счете 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Дебиторская задолженность подотчетных лиц» формируется задолженность сотрудника. Эта задолженность отражается в молдавских леях по официальному курсу на дату списания суммы, указанной в банковской выписке. В дальнейшем такая задолженность не пересчитывается на дату отчетности и отражается в финансовой отчетности по курсу лея на дату ее первоначального признания. Погашение задолженности происходит после представления сотрудником авансового отчета. При расчете налога на прибыль компании курсовые разницы включаются в налогооблагаемый доход на общих основаниях.

Бизнес карта, выпущенная в иностранной валюте, может использоваться для:

• снятия наличных денежных средств;
• безналичных платежей на территории Республики Молдова;
• безналичных платежей за пределами Республики Молдова - в рамках целей, для которых была выпущена карта.

На основании банковской выписки в бухгалтерском учете отражается списание денежных средств с текущего счета, связанного с бизнес картой, следующей записью:

Дебет счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Дебиторская задолженность подотчетных лиц»
Кредит счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

В авансовом отчете сотрудника суммы отражаются по дате, указанной в банковской выписке. Поскольку данная задолженность представляет собой аванс, выданный сотруднику, она не подлежит переоценке. В бухгалтерском учете компании суммы, списанные со счета 244 «Другие банковские счета», отражаются в молдавских леях по официальному курсу Национального банка Молдовы, действующему на дату совершения хозяйственной операции, указанной в банковской выписке.

Банк может предусматривать предоставление денежных сумм в виде бонусов, кешбэка или moneyback. Законодательство не содержит определения терминов «кешбэк» или «moneyback». Суть операции заключается в том, что банк возвращает на счет организации часть суммы, потраченной на покупки, оплаченные бизнес картой.

Законодательство не устанавливает конкретного бухгалтерского порядка отражения операций по получению бонусов, кешбэка или moneyback. Следовательно, компания вправе разработать собственный механизм учета, применяя профессиональное суждение и закрепив его в учетной политике.

Таким образом возможны следующие варианты:

• Рассматривать полученные суммы (бонусы, кешбэк, moneyback) как премии, предоставленные поставщиком, то есть банком-эмитентом бизнес карты. В этом случае суммы признаются доходами от текущей операционной деятельности с отражением в учете следующей записью:
  
  Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  Кредит счета 612 «Прочие доходы от операционной деятельности», субсчет 6128 «Прочие операционные доходы»
• Рассматривать такие суммы как финансовое вознаграждение. В этом случае, в зависимости от характера деятельности компании, денежные средства отражаются как финансовые доходы, с проведением следующей записи:
  
  Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
  Кредит счета 622 «Финансовые доходы», субсчет 6228 «Прочие финансовые доходы»

Использование бизнес карты сотрудником для уплаты таможенных платежей считается выдачей аванса подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается следующим образом:

Дебет счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Задолженность подотчетных лиц»
Кредит счета 244 «Прочие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

Задолженность отражается в размере списанных денежных средств со счета, к которому привязана бизнес карта, на основании выписки банка. Сотрудник обязан представить авансовый отчет по израсходованным суммам в срок, установленный руководством компании, но не позднее 30 дней с даты приобретения товаров, работ или услуг. Авансовый отчет служит основанием для отражения расчетов с сотрудником в бухгалтерском учете. Форма авансового отчета разрабатывается компанией самостоятельно с учетом требований законодательства о бухгалтерском учете. К отчету о произведенных расходах прикладываются платежный документ, подтверждающий уплату таможенных сборов с помощью бизнес карты, а также выписка по счету, к которому привязана данная карта.

Операции по начислению и уплате таможенных платежей рекомендуется отражать на счете 534 «Задолженность перед бюджетом». Погашение задолженности по таможенным платежам, оплаченным через подотчетное лицо, отражается следующим образом:

Дебет счета 534 «Задолженность перед бюджетом»
Кредит счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Задолженность подотчетных лиц»

В бухгалтерском учете расходы, связанные с таможенными пошлинами и процедурами при импорте запасов или основных средств, считаются затратами, непосредственно относящимися к этим активам, и подлежат включению в их первоначальную стоимость. Сумма НДС, уплаченного при импорте запасов или основных средств, может быть включена в стоимость активов либо принята к вычету в налоговых целях, в зависимости от назначения использования активов и статуса налогоплательщика (плательщик или неплательщик НДС).

Расходование наличных денежных средств, снятых с бизнес карты, осуществляется в тех же лимитах, что и для других расчетов наличными:

• Осуществление расчетов наличными с другими юридическими лицами или физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую и/или профессиональную деятельность в сфере юриспруденции или здравоохранения, на сумму, не превышающую совокупно 100 000 леев в месяц. Указанное ограничение не распространяется на внесение наличных средств на счета, открытые у поставщиков платежных услуг;
• Осуществление наличных платежей в пользу физического лица, не осуществляющего предпринимательскую деятельность, на сумму, не превышающую совокупно 100 000 леев в месяц, за исключением случаев, указанных ниже;
• Осуществление наличных платежей в пользу физического лица, не осуществляющего предпринимательскую деятельность, на сумму, не превышающую совокупно 100 000 леев в год, связанных со сдачей лома и отходов черных и цветных металлов, а также промышленных отходов, содержащих металлы или их сплавы;
• Осуществление наличных платежей в пользу физического лица, не осуществляющего предпринимательскую деятельность, на сумму, не превышающую совокупно 100 000 леев в год, связанных со сдачей возвратной тары, отходов бумаги, картона, резины, пластика, стекла (включая стеклобой), а также отработанных аккумуляторов;
• Осуществление наличных платежей в пользу физического лица, не осуществляющего предпринимательскую деятельность, на сумму, не превышающую совокупно 200 000 леев в год - при продаже продукции растениеводства и садоводства в натуральной форме, и 300 000 леев в год - при продаже продукции животноводства в натуральной форме, в живом весе или после убоя;
• Осуществление наличных платежей в пользу физического лица, осуществляющего деятельность в области закупки продукции растениеводства и/или садоводства, объектов растительного происхождения и/или продукции животноводства, на сумму, не превышающую совокупно 600 000 леев в год;
• Осуществление наличных выплат в форме дивидендов, в соответствии с налоговым законодательством, на сумму, не превышающую совокупно 100 000 леев в год на одного участника или акционера;
• Осуществление наличных платежей по договорам займа, на сумму, не превышающую совокупно 100 000 леев в год.

Совершение платежей в пользу иностранных контрагентов с помощью бизнес карты разрешено. Карты, выпущенные к счетам в MDL или в иностранной валюте, могут использоваться за рубежом для оплаты товаров и услуг, включая онлайн-платформы, в пределах доступного остатка и при условии соблюдения валютного законодательства и требований AML (борьба с отмыванием денег).

При операциях в валюте, отличной от валюты счета, конвертация осуществляется по коммерческому курсу банка.

Держатель карты обязан сохранять чеки и подтверждения операций в течение 13 месяцев для возможности проверки транзакций.

Валютные операции, включая расчеты с иностранными контрагентами, должны соответствовать валютному законодательству Республики Молдова, которое может предусматривать необходимость предварительного разрешения или уведомления для отдельных операций.

Для разовых операций (например, онлайн-покупок у иностранных продавцов) предоставление подтверждающих документов заранее не требуется, однако банк может запросить их при необходимости, особенно если:

• сумма операции значительная;
• операции повторяются или выглядят необычно;
• имеются подозрения относительно цели операции или личности продавца.

Могут быть запрошены следующие документы:

• счет-фактура или подтверждение заказа (в электронном виде);
• договор или условия платформы (для услуг);
• подтверждение доставки (AWB, трекинг, электронное письмо-подтверждение);
• экономическое обоснование (например, подтверждение связи операции с деятельностью компании).

Для коммерческих импортных операций, включая предоплату, могут потребоваться:

• подписанный коммерческий договор с нерезидентом;
• таможенные декларации (для физических товаров);
• валютные разрешения - в редких, отдельно регулируемых случаях (например, для стратегических товаров).

Снятие наличных с бизнес карты отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Дебет счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Задолженность подотчетных лиц»
Кредит счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

В дальнейшем израсходованные средства подтверждаются авансовым отчетом, к которому прилагаются подтверждающие документы, а возврат неиспользованных сумм отражается проводкой:

Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
Кредит счета 226 «Дебиторская задолженность персонала», субсчет 2261 «Задолженность подотчетных лиц»

Денежные средства, ошибочно зачисленные на бизнес карту, отражаются в бухгалтерском учете компании следующим образом:

Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
Кредит счета 544 «Прочие текущие обязательства»

Рекомендуется открыть отдельный субсчет для таких операций, например 5444 «Обязательства по ошибочно полученным суммам».

В дальнейшем ошибочно зачисленные суммы должны быть возвращены отправителю и отражены в учете обратной записью. Также рекомендуется оформить документы, подтверждающие ошибочный характер перевода и его возврат — например, письмо или заявление от отправителя, акт сверки расчетов или иные подтверждающие документы.

Если установить отправителя и вернуть средства невозможно, то после истечения срока исковой давности сумма может быть признана доходом компании. Операция списания отражается следующим образом:

Дебет счета 544 «Прочие текущие обязательства»
Кредит счета 612 «Прочие доходы от операционной деятельности», субсчет 6125 «Доходы от списания обязательств с истекшим сроком давности»

В случае, если бизнес карта была пополнена личными денежными средствами держателя карты, бухгалтерские проводки будут зависеть от характера поступившей суммы.

Если пополнение было произведено по ошибке держателем карты, выполняется следующая бухгалтерская запись:

Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
Кредит счета 532 «Задолженность перед персоналом по прочим операциям», субсчет 5322 «Задолженность перед персоналом по прочим операциям»

При возврате ошибочно зачисленных денежных средств выполняется обратная бухгалтерская запись.

В то же время, денежные средства от держателя бизнес карты могут поступить в виде возврата неиспользованного остатка, не подтвержденного авансовым отчетом. В этом случае поступления отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счета 244 «Другие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»
Кредит счета 532 «Задолженность перед персоналом по прочим операциям», субсчет 5321 «Задолженность подотчетных лиц»

В соответствии с Трудовым кодексом, работник обязан соблюдать внутренние регламенты и должностные обязанности.

Чтобы сотрудник мог быть привлечен к ответственности за неправильное использование бизнес карты, обязанность отчитываться о расходах должна быть прямо указана во внутреннем регламенте компании и/или в индивидуальном трудовом договоре.

Если компания устанавливает обязанность предоставлять отчет о расходах, произведенных с бизнес карты, сотрудник обязан соблюдать это требование. В соответствии с действующим налоговым законодательством, расход может быть признан вычитаемым только в том случае, если он является обычным и необходимым, выполненным исключительно в рамках предпринимательской деятельности, и подтвержден первичными документами (счета-фактуры, чеки, квитанции и т. д.).

Подтверждающие документы и срок представления авансового отчета по операциям, совершенным с бизнес картой

1. Срок представления авансового отчета

Когда сотрудник использует денежные средства с бизнес карты, он обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о понесенных расходах в срок, установленный компанией, но не более 30 дней.

Для служебных командировок авансовый отчет должен быть представлен в течение 5 рабочих дней после возвращения на рабочее место. В этот же срок подлежит возврату и остаток неизрасходованного аванса.

Если суммы, выданные на командировку, не возвращены вовремя, они удерживаются из заработной платы сотрудника в порядке, установленном законодательством.

Авансовый отчет составляется в той валюте, в которой был выдан аванс. Командировочные расходы отражаются по данным подтверждающих документов, при необходимости — с пересчетом валюты:

• по курсу, указанному в документах обмена валюты (квитанция, банковская выписка);
• при отсутствии документов — по официальному курсу молдавского лея на дату выдачи аванса.

Сотрудник несет полную ответственность за достоверность представленных документов. Необоснованный остаток аванса должен быть возвращен в кассу компании в валюте выдачи либо, по согласованию, в леях по официальному курсу на дату возврата.

Авансовый отчет является основанием для отражения расчетов с сотрудником в бухгалтерском учете и составляется согласно требованиям Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

К авансовому отчету должны быть приложены оригиналы подтверждающих документов:

a) Для покупок через кассовые аппараты:

• фискальный чек, выданный оборудованием, подключенным к системе SIA MEV;
• чеки должны подтверждать оплату товаров, работ или услуг.

Расходы, оплаченные бизнес картой, могут быть вычтены при наличии фискального чека, если они необходимы и связаны с предпринимательской деятельностью.

По НДС (если компания является плательщиком НДС): вычет допускается по чекам SIA MEV до 2 000 леев за чек и не более 10 000 леев за налоговый период. При превышении суммы либо отсутствии чека SIA MEV требуется налоговая накладная.

b) Для безналичных платежей (ПО, онлайн-платформы, терминалы, банкоматы, iBank/mBank):

• платежное поручение, банковская выписка или иной документ, подтверждающий оплату;
• документ должен содержать обязательные реквизиты по Закону о бухгалтерском учете.

c) Для командировок:

• проездные билеты (авиа, железнодорожные, автобусные);
• счета / инвойсы от гостиниц;
• договоры или акты на услуги проживания или транспортировки;
• страховые полисы;
• иные документы, подтверждающие цель командировки.

Форма и содержание авансового отчета утверждаются компанией в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

При покупке товаров или услуг в интернет-магазине Молдовы с помощью бизнес карты компания может принять к вычету соответствующий НДС, если у нее имеются:

• налоговая накладная на приобретенные товары или услуги, по которым НДС был уплачен или подлежит уплате;
• фискальные чеки, выданные оборудованием, подключенным к Автоматизированной информационной системе «Электронный мониторинг продаж» (SIA MEV) — для покупок, сумма каждого чека по которым не превышает 2 000 леев (включая НДС), но не более 10 000 леев в месяц.

При отсутствии указанных документов компания не сможет принять НДС к вычету. В этом случае сумма НДС будет отражена в бухгалтерском учете как текущий расход.

В случае покупки товаров в зарубежных интернет-магазинах, компания обязана пройти все таможенные процедуры импорта товаров на территорию страны, с уплатой всех соответствующих таможенных сборов (включая НДС) в таможенные органы. В этом случае компания может принять НДС к вычету, если имеет документ, выданный таможенным органом, подтверждающий уплату НДС по импортированным товарам.

Кроме того, если компания оплачивает услуги зарубежных интернет-магазинов, которые квалифицируются как импорт услуг (то есть место оказания услуг по налоговым правилам находится в Республике Молдова), то вычет НДС возможен при наличии документа, подтверждающего импорт или оплату услуг, включая авансовые платежи, в зависимости от того, что произошло раньше.

В соответствии с положениями местного налогового законодательства, компания может включать в вычитаемые расходы обычные и необходимые затраты, понесенные в течение налогового периода, даже если они не подтверждены полным пакетом документов, при условии, что покупки были оплачены с бизнес карты.

Тем не менее, при покупке товаров компаниям рекомендуется запрашивать налоговую накладную или инвойс, чтобы документально подтвердить факт покупки в рамках предпринимательской деятельности и обеспечить корректное отражение стоимости актива в бухгалтерском учете.

Для компаний, зарегистрированных как субъекты налогового режима, применяемого к экономическим агентам из сектора малого и среднего бизнеса, не предусмотрены исключения в части оформления подтверждающих документов (авансового отчета), связанных с расчетами, произведенными с использованием бизнес карты. Как правило, для операционных и хозяйственных расходов компании выдают подотчет наличные в сроки, установленные руководством, но не более 30 дней, за исключением расходов на командировки за пределы Республики Молдова.

Невостребованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу компании в течение 5 рабочих дней после истечения срока, на который они были выданы. Если денежные средства были выданы для служебной командировки, авансовый отчет о потраченных суммах должен быть представлен в бухгалтерию в течение 5 рабочих дней с момента возвращения сотрудника на рабочее место.

К авансовому отчету о произведенных расходах прилагаются подтверждающие документы (налоговые накладные, инвойсы, фискальные чеки, акты оказанных услуг, чеки POS-терминалов, билеты и т. д.).

Бонусы, кешбэк или moneyback, предоставленные банком-эмитентом бизнес карты, признаются доходом компании в бухгалтерском учете и включаются в налогооблагаемый доход при исчислении налога на прибыль.

С нашей точки зрения, проценты, бонусы, кешбэк и moneyback следует квалифицировать как финансовые услуги, освобожденные от НДС без права на вычет. Соответственно, по таким видам доходов НДС не начисляется, и налоговая накладная не выставляется.

Держатели бизнес карт в молдавских леях или в иностранной валюте могут использовать их, в частности, для безналичных платежей на территории Республики Молдова, а также в рамках трансграничных платежей (например, когда поставщик, клиент или контрагент зарегистрированы в других странах).

При совершении таких платежей необходимо учитывать установленные законом ограничения. Так, валютное законодательство запрещает расчеты в иностранной валюте между резидентами, за исключением отдельных случаев. При этом законодательство и банковская практика не запрещают использовать бизнес карту для оплаты рекламных кампаний, привязывая её к рекламным аккаунтам (например, Google Ads, Meta Ads).

Если получатели платежей находятся за пределами Республики Молдова (например, Google Ireland, Meta Ireland), такие платежи считаются валютными операциями. Если бизнес карта выпущена в молдавских леях (MDL), конвертация в иностранную валюту осуществляется автоматически, при этом банк может запросить подтверждающие документы (например, счета, контракты).

Рекламные услуги должны предоставляться на основании соответствующего договора, заключенного между заказчиком и исполнителем. На практике это может быть договор с индивидуально согласованными условиями, или договор-оферта, где заказчик принимает все условия поставщика рекламных услуг.

Стоимость рекламных услуг отражается в бухгалтерском учете на основании первичных документов. В качестве первичных документов могут использоваться: налоговая накладная; инвойс (invoice); акт выполненных работ; другие документы, содержащие все обязательные реквизиты первичного документа.

Согласно Закону о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, первичные документы должны содержать:

• название и номер документа;
• дату составления;
• название, адрес и налоговый код (IDNO) организации, от имени которой составлен документ;
• название, адрес и IDNO получателя документа (для физических лиц - IDNP);
• содержание экономических операции;
• количественные и стоимостные показатели, отражающие экономическую операцию;
• должности, фамилии, имена и подписи ответственных лиц.

При организации рекламных событий рекомендуется оформить приказ или распоряжение руководителя компании, в котором следует указать: цель рекламы, вид рекламного мероприятия, иные существенные данные. Также рекомендуется составить программу, смету расходов и отчет о выполненных действиях, утвержденные руководителем компании - для документального подтверждения, что расходы понесены в предпринимательских целях.

Оплата сотрудником расходов с бизнес карты приравнивается к получению подотчетных средств. Средства считаются полученными в момент списания их со счета, привязанного к бизнес карте, в сумме списания. Сотрудник имеет право использовать эти средства только в целях, установленных компанией.

Сотрудник обязан представить авансовый отчет по израсходованным суммам в срок, установленный руководителем компании, но не позднее 30 дней с даты приобретения товаров, работ или услуг.

В случае оплаты маркетинговых и рекламных услуг документом, подтверждающим списание денежных средств с банковского счета через бизнес карту, является выписка по счету. На ее основании оплаченные суммы отражаются либо как аванс подотчетному лицу - держателю карты (счет 226 «Дебиторская задолженность персонала»), либо как авансы выданные поставщикам услуг - договорным партнерам (счет 224 «Текущие авансы выданные»). Выбор способа отражения в учете определяется внутренней процедурой, установленной учетной политикой компании. Следует отметить, что сотрудник - держатель бизнес карты обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по суммам, израсходованным с карты, с приложением подтверждающих документов.

Расходы на рекламу отражаются по Дебету счета 712 «Расходы на сбыт», субсчет 7125 «Расходы на рекламу и маркетинг».

С точки зрения налогообложения следует учитывать следующие аспекты, описанные ниже.

К вычитаемым в целях налога на прибыль относятся расходы на рекламу, понесенные в рамках предпринимательской деятельности, в том числе оплаченные через бизнес карту, если они документально подтверждены. Допустимыми считаются следующие виды рекламных расходов:

• в средствах массовой информации (газеты, журналы, телевидение, радио, онлайн-публикации и др.);
• печатная реклама (листовки, буклеты, флаеры и др.);
• реклама в интернете и телекоммуникационных сетях (веб-сайты, социальные сети, мессенджеры, SMS-кампании и т.п.);
• наружная реклама (щиты, электронные панели и пр.);
• участие в выставках и ярмарках (взнос за участие, аренда выставочных площадей, стендов и др.);
• Если рекламные расходы, оплаченные бизнес картой, не подтверждены документально, но были понесены в ходе предпринимательской деятельности, они могут быть признаны вычитаемыми для целей налога на прибыль.

При оплате рекламных услуг, приобретенных у нерезидента и оказанных на территории Республики Молдова, возникает обязанность по удержанию налога на доход у источника выплаты. Ставка удерживаемого налога составляет 12% от валового дохода, подлежащего выплате нерезиденту. Указанный налог подлежит декларированию в Государственной налоговой службе и уплате в бюджет лицом, осуществившим удержание, до 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором были произведены выплаты. Кроме того, доходы, выплаченные нерезидентам, и удержанный налог на доход по итогам года должны быть отражены в годовой декларации, представляемой в Налоговую службу до 25 числа месяца, следующего за окончанием налогового года.

Конвенции об избежании двойного налогообложения, заключенные Республикой Молдова с отдельными государствами, могут предусматривать более льготные налоговые условия (например, сниженные ставки налога или полное освобождение от налогообложения) для доходов лиц, являющихся налоговыми резидентами этих государств.

Как правило, в соответствии с такими Конвенциями, если нерезидент предоставляет молдавской организации услуги, подпадающие под категорию «Прибыль от предпринимательской деятельности», эти услуги не подлежат налогообложению у источника выплаты в Республике Молдова.

Однако для применения положений Конвенции нерезидент (получатель дохода) обязан предоставить плательщику дохода из Молдовы документ, подтверждающий его налоговое резидентство.

Если по определенным причинам молдавская организация не может удержать налог у источника выплаты в расчетах с нерезидентом, допускается его исчисление и перечисление в бюджет за счет собственных средств. В таком случае суммы налога на доход, уплаченные молдавской компанией за счет собственных средств вместо нерезидента, не подлежат вычету при исчислении налога на прибыль компании.

Если рекламные услуги фактически оказываются нерезидентом за пределами страны (например, дистанционно, онлайн), они не подлежат налогообложению у источника выплаты, при условии, что услуги не оказываются фактически на территории Республики Молдова.

Возможность использования бизнес карты индивидуальным предпринимателем.

Согласно действующим в Республике Молдова нормативам, индивидуальные предприниматели (физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность) могут запрашивать и использовать бизнес карты на условиях, аналогичных юридическим лицам.

Для индивидуального предпринимателя доходы от кешбэка подлежат включению в налогооблагаемую базу по подоходному налогу как прочие облагаемые доходы.

Если бонусы по бизнес карте выражены в виде бонусных баллов, которые могут быть использованы как скидка при последующих покупках, стоимость этих бонусов не включается в налогооблагаемый доход индивидуального предпринимателя.

В случае если кешбэк или бонус представлены как выигрыш в рамках промо-кампаний, индивидуальный предприниматель обязан уплатить налог в размере 12% у источника выплаты (в виде окончательного удержания налога), если стоимость каждого выигрыша превышает сумму личного вычета, которая, например, для 2025 года составляет 29 700 леев.

Заемные средства, полученные от банка, считаются банковским кредитом - краткосрочным или долгосрочным. Для отражения в бухгалтерском учете краткосрочного или долгосрочного банковского кредита используются следующие счета: счет 511 «Краткосрочные банковские кредиты» или 411 «Долгосрочные банковские кредиты», а в зависимости от валюты кредита - субсчета 5111 «Банковские кредиты в национальной валюте» или 5112 «Банковские кредиты в иностранной валюте», в корреспонденции со счетом 244 «Прочие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты».

При последующем погашении кредита в учете отражаются обратные записи:

В национальной валюте:

Дебет счета 511 «Краткосрочные банковские кредиты», субсчета 5111 «Кредиты в национальной валюте» или счета 411 «Долгосрочные банковские кредиты», субсчет 4111 «Кредиты в национальной валюте»
Кредит счета 244 «Прочие банковские счета», субсчет 2442 «Банковские карты»

Бухгалтерские счета применяются в зависимости от цели, для которой использованы заемные средства:

• При приобретении основных средств и/или нематериальных активов, предназначенных для использования в предпринимательской деятельности до ввода в эксплуатацию, применяются следующие счета:
  • Счет 111 «Нематериальные активы в процессе исполнения»;
  • Счет 121 «Основные средства в процессе исполнения».

В целом, вычет процентов по кредитам при расчете налога на прибыль компании допускается, если соответствующие расходы связаны с предпринимательской деятельностью компании.

Если же кредитная линия использована не в предпринимательских целях, проценты по ней не считаются вычитаемыми при расчете налога на прибыль компании.

Проценты за просрочку и другие штрафные санкции, начисленные за несвоевременное погашение кредитной линии, учитываются на счете 714 «Прочие операционные расходы», субсчет 7142 «Расходы по санкциям», либо непосредственно на счете 722 «Финансовые расходы», субсчет 7221 «Расходы по процентам».

С точки зрения налога на прибыль, расходы по штрафам, понесенные на основании договора между сторонами, могут быть признаны вычитаемыми, если они связаны с предпринимательской деятельностью.

Если по бухгалтерским правилам проценты по кредитам (займам) подлежат включению в первоначальную стоимость активов, к которым они относятся (например, проценты, начисленные до ввода в эксплуатацию основных средств или нематериальных активов), то такие проценты вычитаются в налоговых целях только через постепенное списание стоимости активов.